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/ JCSM Shareware Collection 1996 September / JCSM Shareware Collection (JCS Distribution) (September 1996).ISO / payroll_ / payusa50.zip / PAYUS50A.ZIP / HOURS.STX < prev    next >
Text File  |  1992-04-23  |  5KB  |  89 lines
  1. Screenfile HOURS.SCN    Screen# 01
  2.  
  3. In this section we will look at how hours are entered before each pay cycle. In 
  4. the employee update program we have provided several methods of finding an 
  5. employee.  The default is "F4 Find All Active NOT SALARIED Empl." which will go
  6. right through the file and pull up all employees who might need hours entry, 
  7. one after the other.  This is an ideal choice for this purpose.  Apart from any 
  8. new hire's (which will be at the end) the employees will be in alphabetical 
  9. order of surname.  If you use time cards etc. it might be easier to have them 
  10. in the same sequence. 
  11.  
  12. Screenfile HOURS.SCN    Screen# 02
  13.  
  14. Here the first employee has been found.  The default is to accept it so if an 
  15. hours entry is to be made for this person just press Enter at this point. Even 
  16. if an hours entry is not required you may still want to press enter because 
  17. some other action may be needed, example this person may have terminated after 
  18. the last pay, or is away on vacation after taking advance vacation pay in the 
  19. last pay, in which case you will want to access the record anyway to change the 
  20. Status Code on the first basic employee information screen to T or V (and if T 
  21. you will also want to enter the reason code and the end date). 
  22.  
  23. Screenfile HOURS.SCN    Screen# 03
  24.  
  25. The screen which selects where you wish to start reading the employee record
  26. appears. The default choice is "F6 Employee Current Hours" which is exactly
  27. what we need so just press enter.
  28.  
  29. Screenfile HOURS.SCN    Screen# 04
  30.  
  31. Now we have the hours entry screen. The top part of the screen will already be
  32. filled in for you so unless anything is to be changed you can leave it alone.
  33. In most cases the only entry needed here is "REG PAY HOURS" so press the down
  34. arrow key 4 times to bring the cursor down to that field and enter the hours.
  35. Hours entry is a decimal amount, example 75 hours and 15 minutes would be 75.25
  36. hours (because 15 minutes is 15/60ths. or .25 of an hour). ** THIS HAS BEEN
  37. CHANGED SINCE 1990, YOU CAN NOW ENTER DECIMAL AMOUNTS AS ABOVE, OR HOURS AND
  38. MINUTES, WHICHEVER YOU PREFER.  A DECIMAL POINT AFTER HOURS MEANS DECIMAL
  39. ENTRY, OR A COLON (:) AFTER HOURS MEANS HOURS AND MINUTES ***
  40.  
  41. If this employee worked shifts then you can allocate the regular hours over the 
  42. shifts worked.  This person worked a week on day shift and a week on the 
  43. afternoon shift in her two week pay period.  If she worked any overtime then 
  44. also enter the overtime hours, in this case 4, and if the overtime was worked 
  45. while on shift then allocate it between the shifts, in this case 2 hours whilst 
  46. on the day shift and 2 hours whilst on the afternoon shift.  This allocation of
  47. hours between shifts allows for precise calculations including any shift
  48. differentials as those differentials might also apply to the overtime (see the 
  49. Configuration section for how to set up shift differentials). 
  50.  
  51. Screenfile HOURS.SCN    Screen# 05
  52.  
  53. When we have completed the hours entry we can either press PgDn to go to the 
  54. next screen (so we can press F8 for an optional preview of the pay and taxes 
  55. for these hours) or we can get out of this employee record right now. Get out 
  56. now is what you would want to do the majority of times.  You do not need to 
  57. page through remaining screens to get out, you also do not normally need to 
  58. press F8 from the next screen, you can get out from any cursor position on any 
  59. employee update screen by just pressing either the End key or the Esc key.  
  60. When you press End or Esc the above window will pop up. Once that window pops
  61. up just press Y to save your changes, or follow the other directions in the 
  62. window if you do not wish to save your changes at this point. 
  63.  
  64. Screenfile HOURS.SCN    Screen# 06
  65.  
  66. We pressed Y on the previous window so now the hours we entered for Janette 
  67. Anderson have been saved and the next employee has been located. We do have an 
  68. entry to make for Pauline Carter so we simply press enter from this window.
  69.  
  70. Screenfile HOURS.SCN    Screen# 07
  71.  
  72. Once again the screen which selects where you wish to start reading the 
  73. employee record appears. This time for Pauline Carter. The default choice is 
  74. "F6 Employee Current Hours" which again is exactly what we need so just press 
  75. enter and continue doing the hours entry as per the previous example for 
  76. Janette Anderson, then on to the next employee, etc. 
  77.  
  78. Hours entry is quite quick, and F8 pre-calculation is not needed except in 
  79. special circumstances where you are not sure of the effect of what you have 
  80. entered.  Providing the two switches, COMPUTER CALC PAY = TRUE and COMPUTER 
  81. CALC TAX = TRUE (you can think of TRUE / FALSE fields as switches because they
  82. act like a light switch, the light is either turned on - TRUE - or turned off - 
  83. FALSE) then all calculations will be done for you automatically in the pay 
  84. cycle. These two switches are there to allow you maximum flexibility. There may 
  85. be special circumstances where you wish to force through a particular pay or 
  86. tax amount that is different to what would be calculated so you can turn either 
  87. or both of them off when necessary to do this. 
  88.  
  89.